Når du bestiller reise via oss, må vi ta visse avgjørelser om hvordan og hvorfor dine personopplysninger skal behandles for å fullføre bestillingen. Vi er derfor ansvarlige for å beskytte dine personopplysninger under hele reisebestillingsprosessen.

Det er dette vi forklarer i denne personvernerklæringen, som beskriver våre retningslinjer for behandling av personopplysninger og hvilke personopplysninger vi oppbevarer, formålet bak oppbevaring av personopplysningene og på hvilke måter vi innhenter, oppbevarer, bruker og videreformidler disse opplysningene.

Behandlingsansvarlig

Vår daglige leder er på vegne av G Travel Norge AS ansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.

Personopplysninger som innhentes og lagres

Vi lagrer følgende personopplysninger om våre kunder:

1. Opplysninger du som kunde gir oss
G Travel behandler de personopplysningene du oppgir når du registrerer deg hos oss og opplysninger som du på annen måte frivillig gir fra deg som er nødvendige for reisebestillingen. Disse standardopplysningene kan bli innhentet:

• Fullt navn
• Telefonnummer
• E-post adresse
• Adresse
• Kredittkort/betalingsinformasjon
• Seteønsker
• Matpreferanser
• Passinformasjon
• Fødselsdato
• Hjemme flyplass
• Kontakt ved ulykker – behov for å gi informasjon
• Bonus program

Vi kan også ved behov innhente informasjon om dine reisepreferanser. Formålet er å booke reiser som imøtekommer dine behov.

2. Opplysninger vi samler inn når du bruker våre tjenester

Vi samler inn informasjon som bekrefter at du har gjennomført din reise og hvilke av våre tjenester du til enhver tid har benyttet deg av. Formålet med dette er å kunne hjelpe deg ved behov under reisen, dokumentere gjennomført reise og eventuelt gi assistanse ved uforutsette hendelser. I tillegg bruker vi denne informasjonen for å sikre at du får rett faktura.

3. Opplysninger vi henter fra andre

Når vi booker reiser henter vi din personlige profil fra distribusjonssystemene Amadeus eller Galileo. Denne profilen er bygget på hva du selv har lagt inn direkte og via dialog med våre reisekonsulenter. For deg som jobber på båt eller offshore henter vi også ved behov inn stillingsinformasjon fra din arbeidsgivers HR system. Formålet er å tilrettelegge for ”letter of guarantee” som sikrer deg det praktiske rundt inn- og utreise.

Formål med behandlingen

Vi behandler opplysningene for å kunne gjennomføre våre forpliktelser etter avtale med våre kunder. Det vil si booke den reisen som ønskes, med de tilleggstjenester som ligger i den. Vi ivaretar på denne måten sikkerheten rundt våre kunder og de reisende, og gjør reisen så praktisk som mulig, både før, under og etter reisen.

Grunnlaget for behandlingen

Personopplysningene benyttes for å oppfylle kjøpsavtalen, dvs gjøre reisebestillingen mulig. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel Art 6 (b). I tillegg lagrer vi data i tre systemer: GTRS, GTBI og G Track. Formålet er følgende: GTRS er et administrasjonsverktøy for reisegrupper. GTRS benyttes for å håndtere komplekse mannskapsreiser, primært innenfor marine/offshore. Formålet med Behandlingen er dels å innfri reisegruppens krav til innhold i kommunikasjon og oppfylle garantibrev (krav fra flyselskapene), dels å søke om visum for våre kunder. GTBI er et verktøy for å utvikle statistikker og rapporter. Formålet med Behandlingen er dels å innfri forespørsler fra kunder, dels å forbedre interne prosesser. G Track er et verktøy for lokalisering av individer. Formålet med behandlingen er at det i nødssituasjoner skal være mulig å vite hvor alle reisende befinner seg. Videre er formålet med behandlingen å bistå reisende ved uventede hendelser som kan oppstå; eksempelvis streiker, uvær og vulkanutbrudd. Formålet er også å dokumentere at reisen er gjennomført (krav for reiser i staten). Der du har samtykket til det benyttes også opplysningene til å gi deg informasjon, tilbud og service i forbindelse med ditt kjøp via e-post, telefon og SMS. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a). Du kan når som helst takke nei til å motta slik informasjon fra oss.

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

For å kunne oppfylle våre forpliktelser i henhold til avtale utleveres nødvendige opplysninger til våre samarbeidspartnere: Alle opplysninger om deg og din reise registreres i distribusjonssystemet Amadeus eller Galileo. Det innebefatter alle persondata, fordelskort, reisemål, avgangstider, flyselskap, hoteller og leiebil mm. Data vil deretter bli utlevert til de flyselskap, hotell, leiebilselskap osv som inngår i bestillingen. I visumsøknader overføres de nødvendige persondata, reiserute og passopplysninger til landets ambassade. For deg som inngår i et mannskapsbytte, kan din reiserute bli delt med havneagenten som har ansvar for lokal logistikk. Har du kjøpt forsikring via G Travel så overføres informasjon til forsikringsselskapene, inkludert ditt personnummer. Inngår du i en gruppereise arrangert av G Travel så registres din deltagerinformasjon i påmeldingssystemet Qondor. Dine kredittkort opplysninger deles med kredittkortselskapet for å gjennomføre oppgjøret for reisen.

Sletting av personopplysninger

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ditt kjøp lagres i vårt aktive kunderegister i 3,5 år. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav. Reiseinformasjon i distribusjonssystemene slettes fra vår tilgang en måned etter endt reise. Dataene vil deretter lagres hos distribusjonssystemene og slettes etter 5 år. Våre data i GTBI og G Track slettes på samme måte som i distribusjonssystemene. Data lagret for hjelp til mannskapsbytter (GTRS) slettes etter 2 år. Det lagres i denne perioden for fakturasjekk og for å kunne svare på spørsmål og for å bruke historikken for å sikre rett booking.

Rettigheter for den registrerte

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger. Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

Personvernombud

Anne Karine Müller er personvernombud i G Travel. Hennes oppgave er å påse at personopplysningslovens regler om behandling av personopplysninger blir fulgt.

Informasjonssikkerhet

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av avgitte opplysninger. Vi lagrer ikke informasjon lenger enn det som er nødvendig for våre forretningsformål eller for juridiske forpliktelser. Vær imidlertid oppmerksom på at vi kan beholde noe informasjon etter at du har stengt kontoen din hos oss, for eksempel hvis dette er nødvendig for å oppfylle våre juridiske forpliktelser, herunder å beholde informasjonen for skatte- og regnskapsmessige formål.

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sende skriftlig til følgende adresser: personvern@gtravel.no

Hvis du har andre spørsmål om disse personvernretningslinjene eller vår generelle personvernpraksis, kontakt vårt personvernombud Anne Karine Müller på tlf. 958 04 929 eller mail akm@gtravel.no